Dieser Leitfaden ergänzt die Informationen aus dem Artikel Benutzerverwaltung und erklärt, wie Sie Kontaktprofile erstellen und verwalten.

Jede Person in Ihrer Organisation – unabhängig davon, ob sie Zugriff auf das Business-Konto hat (Benutzer) oder nicht (Kontakt) – besitzt ein Kontaktprofil. Darin werden alle persönlichen, betrieblichen und finanziellen Daten in einem einheitlichen und strukturierten Format gespeichert.

Das Kontaktprofil ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen, Rollen und verknüpfte Daten für jede Person hinzuzufügen und zu verwalten – so behalten Sie stets den Überblick über Kunden, Flugschüler, Geschäftspartner, Fluglehrer und Lieferanten.

💡 Tipp: Für die beste Benutzererfahrung und den vollen Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen sollten Sie die Web-App verwenden, wenn Sie Profile bearbeiten oder überprüfen.

Zugriff auf ein Kontaktprofil

Web-App:

1. Scrollen Sie im Bereich Admin nach unten zu Personen.

2. Wählen Sie eine Person aus der Liste aus, um ihr Profil zu öffnen, oder klicken Sie auf Neuen Kontakt hinzufügen, um ein neues Profil zu erstellen.

3. Um Informationen für einen bestehenden Kontakt hinzuzufügen oder anzupassen, klicken Sie auf den ausgewählten Kontakt, um dessen Kontaktdetails-Ansicht zu öffnen.

4. Um ein bestimmtes Feld zu bearbeiten, klicken Sie direkt darauf.
   Um persönliche Daten anzupassen, klicken Sie auf das Stift-Symbol (✏️).

Mobile App:

1. Wechseln Sie in den Admin-Modus, indem Sie im unteren Menü auf das Admin-Symbol tippen.

2. Tippen Sie auf […] und wählen Sie Personen, oder tippen Sie im oberen Menü direkt auf das Personen-Symbol.

3. Tippen Sie auf einen Namen in der Liste, um ein bestehendes Profil zu öffnen und anzupassen, oder nutzen Sie das Plus-Symbol (+), um einen neuen Kontakt anzulegen.
   (Die Bearbeitungs- und Verknüpfungsoptionen sind in der mobilen Version eingeschränkt – nutzen Sie die Web-App für die vollständige Verwaltung.)

Profilübersicht

Jedes Kontaktprofil bietet eine vollständige Übersicht über die Daten der Person, die Berechtigungsstufe und die verknüpften Ressourcen. Admins können wichtige Informationen und Einstellungen verwalten, um sicherzustellen, dass jeder Kontakt oder Benutzer über aktuelle Details und die korrekten Berechtigungen verfügt.

Innerhalb des Profils können Sie:

• Zugriffsrolle festlegen: Definieren Sie, ob der Kontakt die entsprechende Berechtigungsstufe besitzt (z. B. Eingeschränkt, Basis, Fluglehrer, Admin).

• Persönliche Informationen bearbeiten: Aktualisieren Sie Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firma, Umsatzsteuer-ID und Adressdaten (Straße, Ort, Land).

• Tags hinzufügen: Kategorisieren Sie die Person mithilfe von Tags, um das Filtern und Berichten zu vereinfachen. Sie können die Standard-Tags wie z. B. Client, Crew, PAX verwenden oder eigene, benutzerdefinierte Tags für Ihre Organisation erstellen.

• Lizenzen verwalten: Erfassen und verfolgen Sie Piloten- oder Fluglehrerlizenzen, Berechtigungen und deren Gültigkeitsdauer.

• Dateien hochladen: Hängen Sie relevante Dokumente wie eingescannte Lizenzen, Zertifikate oder Ausweiskopien direkt an das Profil an.

Finanzielle und betriebliche Einstellungen

Jedes Kontaktprofil enthält auch Werkzeuge zur Verwaltung von Salden, Rabatten und der Sichtbarkeit von Aktivitäten.
Diese Einstellungen helfen Admins, Kundenzahlungen zu verfolgen, Sonderpreise anzuwenden und festzulegen, wie Benutzer mit Reservierungen und Benachrichtigungen interagieren.

• Saldo: Zeigt das aktuelle Guthaben oder den ausstehenden Saldo der Person innerhalb Ihrer Organisation an.
  Der Saldo aktualisiert sich automatisch, sobald Rechnungen ausgestellt oder Zahlungen registriert werden.

• Rabatt festlegen: Ermöglicht es Ihnen, dieser Person einen individuellen Rabattsatz zuzuweisen, der bei der Erstellung von Rechnungen oder Reservierungen automatisch angewendet wird.
  Diese Funktion ist besonders nützlich für Flugschüler, Stammkunden oder eigenes Personal.

• Flüge anzeigen / Gesamtzeiten anzeigen: Sehen Sie schnell alle erfassten Flüge oder Gesamtstunden ein, die mit diesem Kontakt verknüpft sind.

• Einladung zum Beitritt in die Organisation senden: Nutzen Sie diese Option, um die Person einzuladen, auf Ihr Business-Konto zuzugreifen, falls sie noch keinen Zugang hat (erfordert eine E-Mail-Adresse).

• Lehrgang (Ausbildungsverlauf verfolgen): Aktivieren Sie diese Option, um den Trainingsfortschritt von Flugschülern direkt in deren Profil zu verfolgen.

• Benachrichtigungen: Aktivieren oder deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen für diesen Benutzer bei neuen Reservierungsanfragen. Dies ist besonders nützlich für Admins oder Back-Office-Mitarbeiter, die für die Reservierungsverwaltung zuständig sind.

Alle Einstellungen können von Admins jederzeit geändert werden. Finanzdaten und Salden werden in Echtzeit über verknüpfte Rechnungen und Reservierungen hinweg aktualisiert.

Profil-Aktionen

Jeder Eintrag in der Liste Personen verfügt über ein Aktionsmenü (⋯) für die schnelle Verwaltung:

• Filtern – zeigt nur Kontakte/Benutzer an, die bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. Rolle, Tag, Lizenz).

• Ansehen – öffnet das Profil im Lesemodus.

• Archivieren – verschiebt den Kontakt in eine inaktive Liste, wobei historische Daten erhalten bleiben.

• Löschen – entfernt den Kontakt dauerhaft aus Ihrer Organisation (kann nicht rückgängig gemacht werden; verknüpfte Verbindungen werden gelöscht).